Você já se sentiu gastando todas as energias como se a sua vida fosse um caminhão de bombeiro correndo de um incêndio para o seguinte? Daí, ao final do dia, depois de ter resolvido um milhão de coisas, você percebe que não saiu do lugar. Sabe como é isso?

Se positivo, meu amigo, você provavelmente anda confundindo o URGENTE com o IMPORTANTE. Nesse caso, recomendo que compreenda o conceito por trás da Matriz Decisional de Eisenhower.

Dwight Eisenhower foi o 34º Presidente dos Estados Unidos, de 1953 até 1961. Antes de se mudar para a Casa Branca, Eisenhower brilhou como general de cinco estrelas na Segunda Guerra Mundial, tendo sido responsável pelo planejamento e supervisão da invasão do norte da África em 1942 e pela bem-sucedida invasão da França e da Alemanha em 1944-45. Com a vitória dos Aliados, Eisenhower se tornou o primeiro Secretário-Geral da Organização do Tratado do Atlântico Norte (OTAN).

Não parecem restar dúvidas quanto à eficiência do Sr. Dwight em lidar com conflitos e vicissitudes – basta observar o currículo do moço. Pois reza a lenda que seu talento para resolver absolutamente qualquer coisa baseava-se em uma máxima pessoal bem simples: “O que é importante raramente é urgente, e o que é urgente raramente é importante”.

A DIFERENÇA ENTRE URGENTE E IMPORTANTE

“Urgente” tem a ver com uma tarefa que necessita de sua atenção imediata. É qualquer uma daquelas coisas que gritam com você “faça isso AGORA ou arrependa-se para sempre!”. Tarefas urgentes tem o talento de ligar o sistema de luta-ou-fuga, desencadeando reações defensivas, negativas, apressadas e com amplitude limitada de raciocínio.

As tarefas importantes são aquelas que possuem um papel nos seus objetivos de longo prazo. São constituídas por valores e metas. Algumas vezes, coisas importantes podem se tornar urgentes, mas na maioria das vezes isso não ocorre. Quando focamos em atividades importantes, funcionamos de modo planejado e responsável, e isto resulta em calma, lógica aplicada e mente aberta para novas oportunidades.

A distinção entre Urgente e Importante é bastante intuitiva, mas ainda assim a gente cai com uma frequência inimaginável na armadilha de considerar que todas as atividades urgentes também são importantes.

A propensão a este erro de julgamento tem raízes evolucionárias: nossos ancestrais concentravam-se mais em tarefas de curto prazo que em estratégias de longo prazo. Os primeiros humanos anatomicamente modernos surgiram na África há uns 200.000 anos, mas revolução neolítica que resultou na agricultura só ocorreria 190.000 anos mais tarde. Durante este pequeno intervalo de 1900 séculos, ficar planejando o que fazer na frente de um mamute ou um tigre dentes-de-sabre poderia ser diferença entre jantar aquela noite ou SER o jantar daquela noite.

As tecnologias atuais nos bombardeiam com um volume absurdo de informações e dão a todas elas uma roupa de urgência e afobação. Uma gostosa famosa qualquer ajeitando o biquíni no Leblon recebe os mesmos holofotes que o genocídio de 100 crianças em uma escola na Somália.

O escritor americano Douglas Rushkoff chama essa mentalidade de “Choque do Presente”, praticamente um transtorno mental coletivo que leva-nos a viver permanentemente em um “Quase Agora”, famintos por novidades e sem a menor capacidade (ou interesse) de visualizar o longo prazo. Neste estado, é fácil confundir o que é verdadeiramente importante e daquilo que é meramente urgente, e isto possui graves consequências pessoais e sociais. Individualmente, o sujeito instala-se em uma Síndrome do Esgotamento. Socialmente, a cultura se torna incapaz de resolver as grandes questões de seu tempo.

A MATRIZ DECISIONAL DE EISENHOWER

O modo de pensar de Eisenhower foi popularizado no livro “Os Sete Hábitos das Pessoas Muito Eficazes”, de Stephen Covey. Na obra, o autor criou uma tabela, ou matriz, para ajudar você a diferenciar o joio do trigo. A tabela possui 4 quadrantes, divididos em:

(1) Urgente E Importante
(2) Não-Urgente E Importante
(3) Urgente / Não-importante
(4) Não-Urgente E Não-importante.

O Quadrante 1 (Urgente E Importante) se refere às tarefas que exigem sua atenção imediata, mas que também desempenham um papel no seu planejamento de vida. Neste campo entram o gerenciamento de crises, os prazos a serem respeitados e problemas críticos.

A data de entrega do imposto de renda, sua casa pegando fogo, sua esposa dando entrada na sala de emergência de um hospital, o motor do carro que pifou, você tendo um ataque cardíaco, a diretora da escola que lhe chamou para uma reunião para discutir o comportamento do seu filho com tendências psicopatas… todas estas coisas – e outras similares – entram no Quadrante 1.

Com um pouco de organização, as tarefas Urgentes E Importantes podem ser realizadas de modo mais eficiente. A bem da verdade, com o devido planejamento, estas tarefas tendem a diminuir em número ou até mesmo a não ocorrer – liberando você para resolver as coisas do Quadrante 2.

O Quadrante 2 (Não-Urgente E Importante) inclui as tarefas que não possuem um prazo para serem realizadas, mas que podem prejudicar metas importantes. Elas costumam estar relacionadas a vínculos emocionais, planejamentos e aprimoramentos pessoais.

Aqueles objetivos de longo prazo, sua agenda para a semana, a prática regular de atividades físicas, o tempo que você dedica para sua família, um intervalo para ler bons livros ou fazer cursos de aperfeiçoamento, estudos, meditação, manutenção do carro, uma saída para namorar sua fêmea, fazer uma poupança – todas estas são tarefas não-urgentes, porém importantes.

A maior parte do seu tempo e esforço deveria estar centrada nas atividades do Quadrante 2. São elas que lhe garantirão felicidade, plenitude e sucesso. Infelizmente, existem alguns pontos-chave que nos impedem de comportar dessa forma.

Primeiro: você sabe o que REALMENTE é importante para você? Se você não tem uma noção muito bem construída sobre os valores e as metas que importam para sua vida, é óbvio que não será capaz de dedicar-se a elas. E, neste caso, ficará à mercê dos estímulos externos que tornam tudo “urgente”.

Segundo: o peso do presente coloca uma pressão enorme para que você resolva o momento. A gente nasce com essa programação genética padrão que fala: “resolva o momento” (lembra o neolítico?). Vencer conscientemente esta demanda exige grande força de vontade e disciplina – duas qualidades que não ocorrem de modo espontâneo e devem ser cultivadas e expressas por meio de atitudes.

Uma vez que as tarefas do Quadrante 2 não ficam ali na sua orelha, roubando sua atenção minuto a minuto, você as coloca no modo de espera. “Eu vou fazer isso logo, logo, assim que resolver outras coisas mais urgentes” e etc. Todo mundo se esconde atrás dessa desculpa, vez ou outra. Algumas vezes, por vezes demais. E tem gente que nunca se dá um tempo para descobrir o que é realmente importante na vida, perpetuando o ciclo onde a única coisa a ser feita é ficar resolvendo as urgências que não param de aparecer.

Contudo, aquele “um dia” nunca chega. Se você estiver esperando que as coisas se acalmem um pouco para finalmente fazer o que considera “importante”, permita-me lhe dar uma dica: você NUNCA irá fazer. Você se sentirá sempre tão ocupado quanto agora e a vida apenas se tornará mais cheia de tarefas – ou limitações – à medida que você envelhecer.

Para vencer a programação do “Resolva o Momento!”, é preciso conduzir a vida de modo intencional e proativo. Saia do modo padrão. Pare de reagir e comece a agir. Tome uma decisão consciente, reestruture seu tempo e determine um prazo para realizar as tarefas do Quadrante 2. “Vou fazer isso! E se o mundo acabar hoje, amanhã eu venho nem que seja do inferno e faço!”. Não procastine.

No Quadrante 3 estão as tarefas que exigem sua atenção imediata (urgentes), mas que não irão lhe ajudar a atingir os objetivos de longo prazo (não-importantes). Em geral, são produzidas por outras pessoas que querem uma ajuda para resolver seus próprios objetivos e prioridades.

Ligações telefônicas, mensagens no celular, emails, colegas de trabalho que precisam resolver um assunto “urgente”, o filho que pede para você levar ou buscar numa festa… muita gente investe um bocado de tempo e esforço no Quadrante 3 achando que está no Quadrante 1. Ajudar outra pessoa sem dúvida alguma faz você sentir-se importante e valorizado, lhe dando até uma certa satisfação por ter eliminado uma tarefa da sua lista.

Ainda que as atividades do Quadrante 3 sejam importantes para outras pessoas, elas não são importante para VOCÊ. Elas podem até não ser ruins, mas DEVEM ser equilibradas com as suas atividades do Quadrante 2. De contrário, você apenas passará de um dia para o dia seguinte sem ter progredido coisa alguma nos seus objetivos de longo prazo – e esta é uma receita perfeita para cultivar frustração e ressentimento com outras pessoas. Seja educado, porém assertivo e firme. Aprenda a dizer NÃO para algumas coisas.

As tarefas do Quadrante 4 não são urgentes, nem importantes. Elas não pressionam, mas também não contribuem. São meras distrações, tais como assistir TV, ficar fuçando na Internet ou no Facebook ou no Instagram, jogar videogame, passear no shopping para ver vitrines, etc.

Se você fizer uma auditoria SÉRIA na sua agenda, você descobrirá que anda investindo um tempo descomunal no Quadrante 4. Não se desespere, não chute o balde e não procure um exorcismo para os pecados fúteis deste quadrante. Se o seu dia foi cheio e cansativo, descansar o cérebro dedicando meia hora no Quadrante 4 é bastante recomendável. Uma saída prática: determine uma fração de 5% do seu tempo para “fazer nada”.

Na rotina deste Século XXI, a capacidade de filtrar os sinais relevantes da existência misturados aos barulhos inúteis que o mundo faz é uma habilidade essencial. A partir do momento em que seus esforços se concentrarem principalmente nas tarefas do Quadrante 2, o quadrante das coisas Não-Urgentes porém Importantes, você começará a experimentar um progresso visível em termos de controle, calma e compostura.

Então aceite o desafio: construa sua própria versão da Matriz Decisional de Eisenhower e aplique-a aos mais diversos cenários da sua vida. E quando confrontar-se com a necessidade de tomar uma decisão, pergunte-se: “Eu estou fazendo isso porque é importante ou apenas porque parece urgente?”.

Colaboração: Alessandro Loila.